نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها، مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت یکپارچه و آسان صورت پذیرد تا روشی جدید برای طبقه بندی، تبادل و تنظیم اطلاعات درون سازمانی و سرعت بخشیدن به امر اجرا بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان ایجاد شود.

 

 

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری یک راهکار جامع و کامل جهت انجام مکاتبات اداری و کلیه فرآیندهای وابسته به آن به صورت الکترونیک و از هر نقطه دنیا می باشد که وظیفه آن آسان تر کردن و سریع تر کردن انجام مکاتبات اداری همراه با کاهش خطاهای روزمره است و دسترسی به نامه ها، مکاتبات و مستندات تبادل شده در سازمان و اداره را به صورت آنی و لحظه ای در دسترس قرار می دهد.

تحت وب بودن نرم افزاراتوماسیون این اجازه را می دهد که بدون وابستگی به زمان و مکان و تنها با دسترسی به اینترنت، در هر لحظه به آرشیو اطلاعات و مکاتبات خود دسترسی داشته و برخی فعالیت های خود را به انجام رسانید.

 

بخش های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری

  • دبیرخانه: عملیات دبیرخانه شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است.
  • فرم ساز و موتور گردش فرم: این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد.
  • مدیریت جلسات و سازمان ها: برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید.
  • آرشیو الکترونیک اسناد: نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان.
  • پورتال مکاتبات برون سازمانی: فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، مکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان.
  • کارتابل آفلاین: شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

 

 

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

  • صرفه جویی در وقت و هزینه های سازمان
  • کاهش اقدامات بدون بازده
  • عدم محدودیت و انجام امور در هر زمان و مکان
  • کاهش قابل توجه اشتباهات
  • مدیریت بهتر کارکنان
  • قابلیت برقرار کردن ارتباطات الکترونیکی با دیگر سازمان ها
  • کاهش یافتن مکاتبه های کاغذی و زمان انجام مکاتبات